Dienst - Akteneinsicht

Sowohl das Informations- und Datenschutzgesetz (IDG) als auch Archivgesetz des Kantons Zürich legt grossen Wert auf den Schutz von persönlichen Daten. Gleichzeitig fördern die Gesetze aber auch die Herausgabe von Informationen mit dem Ziel die Verwaltung transparenter zu machen und dem Bürger gegenüber Rechenschaft abzulegen. Um sowohl dem einen als auch dem anderen Anliegen gerecht zu werden braucht es Spielregeln um einen professionellen Umgang mit Information zu gewährleiten.

Das Stadtarchiv archiviert eine repräsentative Auswahl von Unterlagen aus der öffentlichen Verwaltung sowie Nachlässe von Privaten. Eine Archivierung und somit Überführung ins Stadtarchiv findest in der Norm frühestens 10 Jahre nach Geschäftsabschluss statt. Bis zu diesem Zeitpunkt verbleiben die Akten in der jeweiligen Verwaltungsstelle (je nach geltenden Gesetzesbestimmungen). Diese ans Archiv abgelieferten Unterlagen enthalten oft heikle Informationen welche nicht ohne weiteres veröffentlicht werden dürfen. So definiert das IDG beispielsweise schützenswerte Personendaten und das Archivgesetz konkretisiert diese Artikel mit sogenannten Schutzfristen (s. Tabelle), also Zeiträumen in dem die Informationen nur eingeschränkt zugänglich gemacht werden dürfen. Zugriff auf diese Daten hat nur, wer begründetes Interesse vorweisen kann, beispielsweise weil es sich um Daten über die gesuchstellende Person selbst handelt oder sie die Daten zu Forschungszwecken benötigt.


Akteneinsichtsgesuch
Falls Sie begründetes Interesse an Akten innerhalb der Schutzfristen vorweisen können, senden sie uns das ausgefüllte Gesuchsformular zur Akteneinsicht elektronisch oder per Postweg zu. Nach einer Prüfung der Angaben werden wir uns mit Ihnen in Verbindung setzen.

HINWEIS: Betroffene von fürsorgerischen Zwangsmassnahmen bis 1981 wenden sich für die Aktenbeschaffung vorzugsweise an die Opferhilfe Zürich
Schutzfristenübersicht 
Sachinformationen
öffentlich

(nach Geschäfts-abschluss zugänglich)
Für Unterlagen, welche allgemein zugänglich sind oder offiziell publiziert wurden. Nach Abschluss des Geschäfts öffentlich zugänglich
Bsp: Broschüren, Onlineformulare & Berichte, offizielle Richtlinien und Reglemente
Sachinformationen intern
(Schutzfrist 20 Jahre)
Für Unterlagen, die keine schützenswerten Personendaten enthalten, aber nicht allgemein zugänglich sind.
Informationen mit
Personendaten

(Schutzfrist 30 Jahre)
Gewöhnliche Personendaten sind Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen, aber keine besonderen Personendaten sind. Für Unterlagen von/über natürliche/n und juristische/n Personen, die ausschliesslich gewöhnliche Personendaten (wie etwa Namen, Vornamen, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Kennnummern, Steuerdaten) enthalten.
Informationen mit
besonderen Personendaten

(Schutzfrist 80 Jahre)
Für Unterlagen von/über natürliche/n und juristische/n Personen, die besondere Personendaten und damit Informationen enthalten über:
• religiöse, weltanschauliche, politische oder gewerkschaftliche Anliegen oder Tätigkeiten
• die Gesundheit, die Intimsphäre, die Rassen-zugehörigkeit oder die ethnische Herkunft
• Massnahmen der sozialen Hilfe
• administrative oder strafrechtliche Verfolgungen oder Sanktionen
Es sind auch Informationen betroffen, welche wegen ihrer Bedeutung, der Art ihrer Bearbeitung oder der Möglichkeit ihrer Verknüpfung mit anderen Informationen eine Beurteilung wesentlicher Aspekte der Persönlichkeit natürlicher Personen erlauben. (Im Sinne der oben genannten Themen) Treffen diese Kriterien bei personenbezogenen Unterlagen nicht zu, handelt es sich um gewöhnliche Personendaten.
Patientendokumentationen
(Schutzfrist 120 Jahre)
Für Patientendokumentationen von Alters- und Pflegeheimen, Spitälern und Psychiatrischen Kliniken resp. Einrichtungen. Patientendokumentation enthalten sensible Personendaten wie Diagnosen, Befunde, Therapien, Operationsberichte und Medikationen etc.
Bei Patientendokumentationen handelt es sich in erster Linie um Fallakten und nur in zweiter Linie um identifizierbare Serien wie Gutachtenbücher, Diagnosebücher oder Korrespondenz über Fälle etc. Einzelne Patientenunterlagen, die in anderen Aktengruppen vorkommen wie in Insassendossiers, Gerichtsakten etc. werden als besondere Personendaten (80) klassifiziert




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